如何進行流程E化?如何把業(yè)務流程固化到IT系統(tǒng)中?是將現(xiàn)有的流程原封不動地搬上系統(tǒng)嗎?僅僅實現(xiàn)流程手工操作的電子化,這是一種流程E化的方式,會對企業(yè)帶來一定的好處,但沒有充分利用IT技術服務業(yè)務流程的管理,流程的本質沒有發(fā)生變化,流程的績效也不會有根本的改善。所以,我們經(jīng)常可以聽到,花了很多錢上管理信息系統(tǒng),并沒有帶來工作效率的提升。為此, 流程E化不能停留于簡單的手工流程電子化,要做到先優(yōu)化后E化,借助IT工具,根據(jù)業(yè)務流程的目的進行重新設計,去除不增值、冗余環(huán)節(jié),增加有價值的活動,追求從流程本質上進行改善。
流程的E化是分層次的,高階流程的E化與低階流程的E化方法是不同的。高階流程通常是由一群子流程組成的,如供應鏈管理流程。在做流程E化的時候要盡量站在較好的流程層級去整體設計E化的方式,這樣才能保證系統(tǒng)E化的整體性、完整性及有效性。最典型的案例就是ERP軟件。由于它是站在整個企業(yè)運營的角度去設計的,包含了企業(yè)的預算管理、財務管理、人力資源管理、生產(chǎn)計劃、物料管理、采購管理、訂單管理等各個方面,所以ERP系統(tǒng)就將企業(yè)基礎的業(yè)務流程都集成到了系統(tǒng)中,可以充分地實現(xiàn)信息的共享,實現(xiàn)流程之間的無縫連接,為企業(yè)提供一個相對統(tǒng)一的、集成的運作平臺,提升了企業(yè)運作效率,也提升了信息共享能力與企業(yè)的經(jīng)營決策能力。
對于高階流程的E化,如果市場上有成熟的管理軟件,如ERP、CRM、SCM、 PDM等,則建議企業(yè)直接引入成熟軟件,根據(jù)企業(yè)業(yè)務規(guī)劃需求選擇適合的管理軟件,借助于軟件開發(fā)方、實施方完成在公司的軟件實施。如果市場上沒有成熟的軟件(通常見于新興行業(yè)),此時流程E化實質是開發(fā)一個軟件系統(tǒng),要采取模塊化的設計理念,而不能簡單地將一群相互關聯(lián)的流程搬到流程管理軟件中。